1. Qui est responsable du traitement ?
Hinchas est la plateforme de gestion associative utilisée par la Peña Madridista de Paris. Dans le cadre des services décrits ci-dessous, la Peña détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés pour gérer ses membres et ses activités.
Pour toute question ou demande relative à vos données personnelles : contact@hinchas.io.
2. À qui s’adresse Hinchas ?
Hinchas est destiné aux membres, anciens membres et responsables autorisés de la Peña Madridista de Paris. Certaines pages de présentation et d’information légale sont accessibles publiquement ; les données associatives sont disponibles uniquement après authentification et selon le rôle attribué à chaque utilisateur.
3. Quelles données sont traitées ?
- identité et coordonnées : nom, prénom, e-mail, téléphone et adresse lorsque nécessaire ;
- informations associatives : numéro de membre, statut, rôle, rang, ancienneté et historique d’adhésion ;
- billetterie : matchs, demandes, quantités, catégories, priorités, attributions, paiements et vouchers ;
- documents : fiche d’inscription et justificatifs transmis par le membre ou un administrateur ;
- données de compte : identifiant d’authentification, langue, préférences et historique des opérations utiles ;
- données techniques et de sécurité : journaux d’erreurs, horodatages et informations nécessaires à la prévention des accès non autorisés ;
- données Google strictement nécessaires à la création d’un brouillon Gmail demandé par un administrateur.
- données Meta strictement nécessaires à la connexion d’une Page Facebook et de son compte Instagram professionnel associé.
4. Pourquoi utilisons-nous ces données ?
- créer et administrer les comptes membres ;
- gérer les adhésions, renouvellements, rangs et fiches d’inscription ;
- organiser les demandes de billets, appliquer les règles de priorité et suivre les attributions ;
- enregistrer et rapprocher les paiements liés aux adhésions et à la billetterie ;
- informer les membres et les responsables des actions qui les concernent ;
- préparer les documents et communications nécessaires avec le club ;
- assurer la sécurité, la continuité, le diagnostic et l’amélioration du service ;
- respecter les obligations légales, comptables et associatives applicables.
Selon le traitement, ces opérations reposent sur l’exécution de la relation associative, le respect d’une obligation légale, l’intérêt légitime de la Peña à organiser ses activités et sécuriser son service, ou le consentement lorsqu’il est requis.
5. Utilisation de Google et de Gmail
Hinchas utilise le scope restreint https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose. Cette autorisation permet uniquement à un administrateur connecté de créer, après une action volontaire de sa part, un brouillon Gmail contenant une demande de billets et le PDF généré par Hinchas.
- Hinchas crée le destinataire, l’objet, le corps du message et la pièce jointe du brouillon ;
- Hinchas ne lit ni la boîte de réception, ni les messages existants, ni les contacts Gmail ;
- Hinchas n’envoie jamais automatiquement le brouillon ; l’administrateur le contrôle et l’envoie lui-même ;
- les données Google ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, ni utilisées pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle ;
- les données Google ne sont transférées à des tiers que lorsque cela est indispensable à la fonctionnalité demandée, à la sécurité du service ou imposé par la loi.
L’utilisation et le transfert des informations reçues des API Google respectent la politique relative aux données utilisateur des services API Google, notamment ses exigences d’utilisation limitée. L’autorisation peut être retirée à tout moment depuis les connexions du compte Google.
6. Utilisation de Facebook et Instagram
Un administrateur autorisé peut connecter une Page Facebook et le compte Instagram professionnel associé afin de préparer, valider, programmer et, après activation explicite de la fonctionnalité, publier des communications approuvées par la Peña.
- Hinchas traite l’identifiant et le nom des comptes professionnels sélectionnés ;
- les autorisations et le jeton d’accès sont utilisés uniquement pour les fonctions demandées ;
- le jeton est chiffré et conservé côté serveur ;
- les brouillons doivent suivre le circuit de validation défini dans Hinchas avant leur programmation ;
- l’accès peut être révoqué depuis Hinchas ou depuis Meta à tout moment.
La procédure complète de révocation et d’effacement figure sur la page Suppression des données Meta.
7. Qui peut recevoir les données ?
Seuls les membres habilités de la Peña et les prestataires nécessaires au fonctionnement de Hinchas peuvent accéder aux données, dans la limite de leurs missions. Les principales catégories de prestataires sont :
- Hostinger pour l’hébergement de l’application et des e-mails ;
- Supabase pour la base de données, l’authentification et le stockage sécurisé ;
- Stripe pour les paiements en ligne ;
- Google pour la fonctionnalité de brouillon Gmail expressément autorisée ;
- Meta pour la connexion des Pages Facebook et comptes Instagram professionnels expressément autorisés ;
- Wix lorsque des données d’adhésion doivent être synchronisées avec le service historique de la Peña.
Certaines prestations peuvent impliquer un traitement hors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, Hinchas s’appuie sur les mécanismes et garanties proposés par les prestataires concernés conformément au droit applicable.
8. Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Les durées ou critères appliqués dépendent de leur finalité :
- données de compte et d’adhésion : pendant la relation associative, puis en archivage limité lorsque l’historique est nécessaire ;
- billetterie et paiements : pendant le suivi de la demande, puis selon les délais comptables, de preuve et de contestation applicables ;
- documents d’inscription : pendant la durée nécessaire à la gestion de l’inscription et des obligations du club ;
- journaux techniques : pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité et au diagnostic ;
- jeton OAuth Google : jusqu’à sa rotation, sa révocation ou la désactivation de l’intégration Gmail.
- jeton et connexion Meta : jusqu’à leur révocation, leur expiration, leur remplacement ou une demande d’effacement.
9. Comment les données sont-elles protégées ?
Hinchas met en œuvre des mesures adaptées : authentification, séparation des rôles membre et administrateur, contrôle d’accès par Peña, politiques de sécurité au niveau de la base de données, connexions chiffrées, secrets conservés côté serveur, journalisation ciblée et sauvegardes proposées par les prestataires. Aucun dispositif ne pouvant garantir un risque nul, tout incident suspect doit être signalé à contact@hinchas.io.
10. Cookies et stockage local
Hinchas utilise des cookies ou mécanismes équivalents strictement nécessaires à l’authentification, à la sécurité de la session et à la mémorisation de préférences telles que la langue. Ils ne sont pas utilisés par Hinchas pour vendre des profils ou réaliser de la publicité ciblée.
11. Quels sont vos droits ?
Selon votre situation et le fondement du traitement, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de vos données. Écrivez à contact@hinchas.io en précisant votre demande. Une vérification d’identité peut être demandée lorsque cela est nécessaire. Une réponse est apportée dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois.
Pour les données liées à Facebook et Instagram, consultez également la page Suppression des données Meta.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
12. Mise à jour de cette politique
Cette politique est mise à jour lorsque les fonctionnalités, prestataires ou règles applicables évoluent. La date affichée en haut de la page permet d’identifier la version en vigueur. Toute modification importante pourra également être portée à la connaissance des utilisateurs dans Hinchas.